留学生作业辅导 | 英文邮件写作解析

作为一名留学生, 给教授发送邮件是常见的事, 但是对于初出茅庐的留学萌新来说, 用礼貌地道, 清晰明白的表达方式发英语邮件不是一件易事. 所以一封内容简单的邮件, 也需要思虑良久, 例如英文邮件格式, 邮件开头问候语, 英文邮件礼仪等等都是需要去考证的内容. 当你的教授看到一封地道的邮件, 总是会加深对你的好感的. 

英文邮件开头

在写中文邮件时, 常常会被强调需要空格, 不过在英语邮件中, 没有这样硬性的要求, 只是要注意在收件人称呼后需要加上逗号, 接着在逗号后空出一格即可. 开头可以根据与收件人关系的亲疏来决定使用 “Hello” 或者 “Dear”, 面对亲近的人, 适合用 “Hello”, 那么在正式的邮件中, 例如是发给老师的邮件, 一般采用 “Dear+姓氏或全名” 来称呼对方. 接着, 换行写明发邮件的原因目的, 也可以附加简短的自我介绍说明身份, 这样更有利于对方了解到您的信息, 更快建立联系. 这里给出英文邮件范文开头的示例:

Dear Professor. Smith,

I am a year student at university majoring in Chemistry. I would appreciate that I get the chance to talk with you about your research in your lab. I want to ask some questions about this experiment…

邮件开头问候语

英语邮件的开头或结尾一般都需要祝福语, 当然, 现在大部分问候语都出现在结尾, 常见英文句式为, “Yours truly”, “Sincerely yours”, “With thanks”, “ Warm wishes”. 在英文邮件问候教授导师时, 尽量用一些正式, 温暖的表达方式, 比如, “Warmly”, “ Warm regards” 等等. 作为基本的英文邮件礼仪, 这样会使得对方在看你的邮件时, 有更好的阅读体验.

邮件正文排版

自我介绍结束后, 需要说明自己是通过什么方式知道对方的, 虽然看似不重要的一句解释, 但这却是你和教授建立关联的第一扇门, 如果是有人推荐则是最好的, 同时你需要说明你是出于何种原因来找导师.

把你的问题清晰说明出来, 最好是通过罗列的方式. 因为快速切入主题不会消耗对方的阅读耐心. 要提到英文邮件礼仪的另一条法则 “消极的礼貌”. 当我们主动提及对方可能因为工作忙碌, 无法满足自己的个人请求时, 可以多用if语句, 以表示我们谦和的态度.

在提出请求后, 还有一个步骤就是, 需要论证请求是合理的. 这也是英文邮件礼仪另外的重要一步.

支撑论证的内容可以是自己前期已经花费非常多的时间去尝试完成, 但是由于工作或者课业太过困难, 超出自己的能力范围之外, 不得已地来找老师给予意见. 有利于得到老师正面积极的帮助. 之后就是表达自己盼复, 附上对老师的祝福语.

英文句式

如果想要写出一篇行之有效的邮件, 可以选择一些礼貌地道的英文句式去表达.

采用 “I was wondering if” 等句式, 当你和这位老师足够亲近时, 也可以采用 “I wondered…”, “Shall we…” 等关系更进一步的表达.

邮件中尽可能少地使用 “I want…”, “I would like…”, “Please…” 等句式, 一是因为这样主观性太强, 难免会显得你比较强势; 二是暗含你对老师的期望, 这样会给他带去一定压力.

写给老师的邮件一般是偏正式的, 所以避免使用 “Best wishes”, “Cheers” 等口语化的表达, 这些通常是出现在非正式的邮件当中.

如果邮件里你写到了一些对老师而言产生负面影响或者消极情绪时, 最好用到 “Thank you for your understanding.” 这样的礼貌用语.

当对方很快就回复你的邮件时, 你要记得感谢他, 可以用的句式有 “Thank you for your prompt reply.”

英语邮件结尾

结束之前, 你需要在英文邮件感谢导师. 最正式的表达是 “Thank you, and I look forward to hearing from you. ” 同时, 英语邮件结尾问候语最好能和开头形成一个回环. 开头内容为 “Dear Sir/Madam”, 那么结尾就为“Yours faithfully”等句式.

英文邮件Tips

对于美国留学生来说, 邮件写得简洁明了更受教授欢迎. 在说明写作意图时, 一定要写清楚你所面对的疑难或目前你能想到的解决方案, 之后才是咨询导师的意见. 只有这样, 会让导师知道你是有独立思考的学生.

如果在邮件中你提出需要和导师线下面对面交流, 最好是在邮件里就给出你认为比较方便的若干时间段, 让教授有选择的余地, 可以尽快挑选一个他合适的时间.

当你的老师回复你的邮件或者给你发送你需要的资料时, 你一定要告诉老师这边收到了他的回复, 这也是英文邮件礼仪的体现.

在每篇邮件末尾都需要附上你的名字, 不可以是自己的个人昵称一类, 这样不够正式.

作为留学生而言, 常见的邮件内容就是给教授发邮件问成绩, 面对这种情况, 要注意的细节是开头说明自己的学生信息, 包括学院, 专业, 年级, 科目等等, 同时, 一定不要写错教授的姓氏和名称.